پایگاه دانش:
ایجاد دسترسی برای مشاهده پیوست های در هنگام ایجاد یا ارجاع نامه *
منتشر شده توسط علیرضا معمارزاده, ویرایش شده توسط: شیما عزیزیان در تاریخ 1399/7/2 چهارشنبه 14:40

همانگونه که می­دانید کاربران می توانند در هنگام ایجاد نامه و یا در هنگام ارجاع نامه­ هایی که در اختیار دارند بر روی نامه فایل (های) پیوست قرار دهند. سامانه به نحوی توسعه داده شده است که کاربران دارای دسترسی امکان این که برای پیوست­هایی که خود بر روی نامه قرار می­دهد دسترسی تعیین نمایند را در اختیار خواهند داشت تا در صورت لزوم و صلاحدید آن پیوست (ها) برای همه گیرندگان ارجاع آن نامه (بر اساس شرایط تعیین شده که در ادامه عنوان خواهد شد) قابل دسترس نباشند.

راهبر چگونه گزینه های تعیین دسترسی برای (پیوست ها و یا نامه های مرتبط) را برای کاربران فعال نماید؟

راهبر جهت ارائه دسترسی (مجوز) امکان تعیین محدودیت برای پیوست­ها و نامه­های مرتبط، کافیست از بخش مجوزهای عمومی دو مجوزی که در تصویر ذیل مشخص می­باشد را به کاربران مورد نظر ارائه نماید. در این حالت کاربران دارای مجوز امکان استفاده از امکانات عنوان شده در بخش های تعیین دسترسی برای پیوست­ها و نامه­های مرتبط را در اختیار خواهند داشت.

سوال: چگونه برای نامه های که دریافت کردم پیوستی قرار دهم و برای سایر کاربران جهت دسترسی به آن پیوست محدویت تعیین کنم ؟

پاسخ: برای تعیین دسترسی و محدودیت بر روی پیوست­هایی که در هنگام دریافت نامه در کارتابل می خواهیم به نامه اضافه کنیم، کافیست مشابه روش قبلی نامه را باز و سپس وارد زبانه پیوست شویم، بعد از بارگذاری فایل (های) مورد نظرمان بر روی گزینه "دسترسی" کلیک می­کنیم.

 

شایان ذکر است گزینه "دسترسی" صرفاً برای کاربران دارای مجوز قابل دسترس خواهد بود. با کلیک بر روی این گزینه فرم "دسترسی به پیوست نامه" در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت. این فرم شامل امکانات ذیل خواهد بود:

    1. تعیین دسترسی از فهرست گیرندگان قبلی

    برای آنکه بخواهیم پیوستی که اضافه می کنیم از فهرست گیرندگان قبلی ارجاع نامه در اختیار همه نباشد، کافیست بر روی دکمه "کلیه گیرندگان قبلی ارجاع" کلیک کرده تا تمامی گیرندگان ارجاع نامه به فهرست ذیل اضافه گردند سپس از فهرست ایجاد شده مشخص کنیم پیوست جدید نامه (که جدیداً اضافه کرده­ایم) برای کدام یک از گیرندگان ارجاع نامه قابل دسترس نباشند.

     

    1. تعیین دسترسی به پیوست فقط در سازمان جاری (کاربر ایجاد کننده پیوست)

    در صورتی که بخواهیم پیوستی که اضافه می کنیم صرفاً در دسترس کاربران سازمان خودمان باشد (چه کاربرانی که قبلاً ارجاعی از نامه گرفته اند و چه کاربرانی که بعداً ارجاعی از آن خواهند داشت) کافیست بر روی دکمه "فقط سازمان جاری" کلیک کرده تا ردیف سازمان جاری به فهرست اضافه گردد. در این صورت پیوست نامه در صورت ارجاع نامه به خارج از سازمان جاری، در اختیار کاربران دیگر قرار نخواهد گرفت.

    1. تعیین دسترسی به پیوست فقط در واحد سازمانی جاری (کاربر ایجاد کننده پیوست)

    در صورتی که بخواهیم پیوستی که اضافه می کنیم صرفاً در دسترس کاربران واحد سازمان خودمان باشد (چه کاربرانی که قبلاً ارجاعی از نامه گرفته اند و چه کاربرانی که بعداً ارجاعی از آن خواهند داشت) کافیست بر روی دکمه "فقط واحد سازمانی جاری" کلیک کرده تا ردیف واحد سازمانی جاری به فهرست اضافه گردد. در این صورت پیوست نامه در صورت ارجاع نامه به خارج از واحد سازمان جاری، در اختیار کاربران سایر واحدهای دیگر قرار نخواهد گرفت.

    شایان ذکر است با توجه به تنظیمات زیرساخت در بانک ملی ایران این نوع تخصیص دسترسی در بانک قابل استفاده نخواهد بود.

     عدم تعیین محدودیت برای دسترسی به پیوست نامه

    در صورتی که هیچ دسترسی برای پیوست نامه تعریف نکنیم، عملاً هیچ محدودتی برای دسترسی به آن تعیین نکرده­ایم. البته هر کاربر (دارای مجوز) می­تواند بعداً نیز به نامه­ای که در آن پیوستی اضافه نموده رجوع کند و مشابه روش های ذکر شده در بالا برای آن پیوست محدودیت دسترسی تعیین نماید.

     جهت پیش گیری از خطای کاربری در هنگام مشاهده پیوست­های نامه ارجاع شده در بین کاربران مختلف و وجود احتمال عدم یکسان بودن تعداد پیوست­های نامه برای کاربران مختلف در هنگام مشاهده و تعیین محدودیت دسترسی مشاهده پیوست برای کاربران، این موضوع یعنی وجود محدودیت برای مشاهده همه پیوست ها برای کاربری جاری (در صورت وجود محدودیت) با نمایش کادر "بر اساس تعیین دسترسی تمامی پیوست­ها قابل مشاهده نمی­باشد" (مطابق شکل ذیل) نمایش داده خواهد شد.

    سوال: آیا می توانم برای پیوست های پیش نویس نامه ای که در حال ایجاد آن هستم یا پیش نویس نامه ای که دریافت کرده ام نیز محدودیت تعیین کنم؟

    پاسخ: بلی کاملاً مشابه یا روش تشریح شده در بالا برای پیوست های مندرج در پیش نویس ها نیز می تواند تعیین محدودیت دسترسی انجام داد.

    سوال: چگونه در هنگام ارجاع نامه می توانم برای پیوست­هایی که به نامه اضافه نموده ام دسترسی تعیین کنم؟

    پاسخ: برای این کار مشابه تصویر ذیل گزینه " دسترسی به پیوست­های نامه" در فرم ارجاع در دسترس کاربر قرار گرفته است (برای مشاهده این گزینه نیز لازم است کاربر دسترسی تعیین محدودیت برای پیوست­ها را داشته باشد).

    با کلیک بر روی این گزینه مشابه تصویر ذیل کاربر ارجاع دهنده می تواند دسترسی گیرنده ارجاع بر روی پیوست­هایی که به نامه افزوده است را تعیین نماید.

     بیشتر بدانید: ایجاد دسترسی برای مشاهده نامه های مرتبط در هنگام ایجاد یا ارجاع نامه 

    KB = 991

    (0 رای (ها))
    مفید
    مفید نیست

    نظرات (0)
    نظری جدید منتشر کنید
     
     
    نام کامل:
    ایمیل:
    نظرات:
    تایید کپچا 
     
    لطفاً متن موجود در تصویر را در زیر وارد کنید (برای جلوگیری از ارسالهای خودکار).

    سیستم پشتیبانی (تیکتینگ) فراگستر