در این سند نحوه کنترل حجم سند در اتوماسیون اداری را آموزش داده ایم به منظور انجام این کار بهتر است از ابتدا راه اندازی اتوماسیون اداری موارد ذکر شده اجرا گردد.

مورد اول : مدیریت حجم بدنه و پیوست نامه

در اتوماسیون اداری کاربران میتوانند فایل های با پسوند ها و حجم متفاوت را به عنوان بدنه نامه یا پیوست بارگذاری نمایند که این کار به مرور زمان باعث افزایش حجم پایگاه داده می شود برای جلوگیری از بارگزاری فایل های حجیم راهبر سامانه میتواند از بخش زیر ساخت بر  روی "تنظیمات سیستم" کلیک نماید و از بخش "تنظیمات متن و پیوست نامه" حجم و پسوند فایل های بدنه نامه و پیوستی که توسط کابر بر روی سامانه بارگزاری می شود را کنترل نماید.

مورد دوم : مدیریت حجم فایل در تنظیمات انتقال فایل

با استفاده از سامانه انتقال فایل کاربران میتوانند فایل ها با پسوند و حجم های مختلف را ارسال نمایند.به منظور جلوگیری از آپلود فایل های حجم راهبر سامانه میتواند از بخش زیر ساخت بر روی "تنظیمات انتقال فایل" کلیک نماید و از تب سوم بر روی "تنظیمات کلی انتقال فایل"

کلیک نماید در این بخش راهبر محدودیت های مورد نظر را برای همه کاربران اعمال میکند.

همان طور که در تصویر زیر مشخص گردیده است راهبر میتواند حداکثر حجم فایل , لیست فرمت های مجاز ,تعداد روز های که فایل در پایگاه داده موجود باشد (به طور مثال بعد از گذشت 5 روز فایل های پاک شود) و فشرده سازی فایل ها برای تمامی کاربران مشخص نماید .

نکته : توجه داشته باشید که اگر بخواهیم برای کاربر و یا سمتی  محدودیتی متفاوتی تعریف نمایم از بخش "براساس واحد سازمانی" و "براساس سمت" سمت و یا کاربر را انتخاب کرده و اطلاعات را وارد میکنیم .

مورد سوم : مدیریت مستندات

مدیریت مستندات زیر سامانه است که از طریق آن میتوان اسناد و فایل های مهم را در آن بار گزاری نماید .توجه داشته باشد برای استفاده از زیر سامانه مدیریت مستندات باید لایسنس آن را داشته باشید.

منظور کنترل حجم و فرمت فایل های بارگزاری شده در مدیریت مستندات راهبر سامانه وارد از بخش زیر سیستم ها وارد بخش مدیریت مستندات شده و از منو سمت را بر روی مدیریت و سپس بر روی "تنظیمات سیستم"کلیک نماید در صفحه باز شده همانند تصویر زیر فرمت فایل ها و حجم  و مجموع فایل های بارگزاری شده را مشخص نمایید.  

مورد چهارم : shirink log

یکی از راه های کاهش حجم پایگاه داده shirink log می باشد که این امر به طور کامل در مستند آموزشی به آدرس زیر موجود است :

https://support.faragostar.net/Knowledgebase/Article/View/shrink-log

مورد پنجم : تنظیمات رویداد

در اتوماسیون اداری لاگ تمامی فعالیت های کاربر مثل مشاهده ,ارجاع, چاپ,ویرایش ...... در جدولی  به office.log ذخیره میگردد به منظور پاک کردن لاگ های قدیمی راهبر سیستم میتواند از بخش زیر ساخت وارد قسمت "تنظیمات رویداد" شود در این بخش راهبر سامانه میتواند مشخص نماید که این لاگ ها ثبت نشود و یا از اخر و یا اول لاگ ها پاک شود .

همچنین تعداد لاگ موجود در جدول را نیز میتواند مشخص نماید.

kb=952