راهبر سیستم میتواند ازطریق یکی از روش‌های زیر، برای کاربران سامانه، محدودیت دسترسی انتخاب گیرنده در هنگام ارجاع یا ایجاد نامه را اعمال نماید. 

روش اول- فعال سازی دسترسی سلسله مراتبی (بر اساس چارت سازمانی تعریف شده) در تنظمیات سیستم

به طور پیش فرض در هر سازمان با توجه به آن که چارت در بخش «سازمان چارت /افراد سازمان» به چه ترتیبی تعریف شده است، کاربران قادر خواهند بود به شخص کاربر بالا سری (levelبالاتر) و کاربران زیرمجموعه (level های پایینتر)و یا کاربران هم سطح( هم level) خود نامه ارجاع و یا ایجادو ارسال نماید.

برای فعال کردن این روش راهبر سیستم ابتدا باید در«زیر سیستم زیر ساخت»بر روی آیکن«تنظیمات سیستم» کلیک نماید و درتب «تنظیمات»، گزینه «فعال سازی دسترسی سلسله مراتبی در هنگام ارجاع و ایجاد نامه» را فعال نماید تا محدودیت سلسه مراتبی برای انتخاب گیرنده نامه مطابق با چارت سازمانی تعریف شده در سازمان اعمال شود. 

*نکته: توجه داشته باشد این گزیته فعال نباشد تمامی سمت‌ها در سازمان بدون در نظر گرفتن چارت به یکدیگر میتوانند نامه به یکدیگر ارجاع نمایند.

روش دوم- محدود کردن فرد خاصی بعنوان فرستنده

در بعضی مواقع نیاز است، شخصی در سازمان فقط بتواند به افراد مشخصی نامه ارسال نماید و نتواند دیگر افراد سازمان را به عنوان گیرنده انتخاب کند.

در این موقع راهبر سیستم باید در « زیرسیستم زیر ساخت اتوماسیون بر روی "محدود کردن فرد خاص به عنوان فرستنده" » کلیک نماید و در فرم فعال شده نام «کاربر فرستنده و گیرنده نامه» را انتخاب و سپس بر روی دکمه "اضافه" کلیک نماید.

نکته: دسترسی در روش دوم به صورت «یک طرفه» برای کاربر فرستنده فقط اعمال می شود. 

روش سوم- محدود کردن فرد خاصی به عنوان گیرنده 

در بعضی مواقع نیاز است، شخصی در سازمان فقط بتواند از  افراد مشخصی نامه دریافت کند و دیگر افراد سازمان نتوانند این فرد را به عنوان گیرنده انتخاب کنند،

در این موقع راهبرسیستم باید در«زیرسیستم زیر ساخت اتوماسیون بر روی "محدود کردن فرد خاص به عنوان گیرنده"» کلیک نماید و در فرم فعال شده نام «کاربرفرستنده و گیرنده نامه» را انتخاب نماید و سپس بر روی "اضافه" کلیک نماید.

*نکته:در این روش، فرد گیرنده خاص می تواند به تمامی افراد در دسترسش نامه ارسال کنند.

kb=939