ابتدا شاید مناسب باشد یکبار تعریف مجددی در خصوص ارتباط نامه ها با هم (“عطف” یا “پیرو”) داشته باشیم:

• “عطف”در پاسخ به نامه‎ای است که قبلاً از جایی برای شما فرستاده‌شده است و در جواب آن می‎خواهید نامه ای صادر کنید.
• “پیرو”در مورد نامه‎ای است که قبلاً توسط خود شما تولید و به‌جایی ارسال‌شده است. حال می‎خواهید دوباره پیرو همان نامه‎‎ی قبلی ارسال‌شده، نامه جدیدی صادر کنید.

جهت ایجاد یک ارتباط (عطف یا پیرو) می توان با باز نمودن نامه و از Tab "نامه مرتبط" و با کلیک روی عبارت “ایجاد  نامه مرتبط "  نامه‎ی مرتبط مورد نظر را بر اساس اطلاعاتی از جمله شماره نامه، موضوع نامه، فرستنده، گیرنده، یا شماره نامه وارده جستجو و بعد از انتخاب آن (ها) با کلیک بر روی دکمه های که نوع ارتباط را مشخص می کنند (دکمه های عطف یا پیرو) به فهرست سمت چپ فرم اضافه نمایند در انتهای لازم است بر روی دکمه "ذخیره"  کلیک شود.

نکته : شما در جستجو نامه های مرتبط، فهرستی از نامه ها را مشاهده خواهید کرد که به آنها دسترسی دارید.

نکته: یک نامه را نمی توان به نامه اصلی هم عطف نمود و هم پیرو.

نکته : به طور پیش فرض نامه های ابطالی در فهرست جستجوی نامه های مرتبط مشاهده نخواهند شد. مگر آنکه کاربر دارای دسترسی " نمایش نامه های ابطال شده در نامه های مرتبط" باشد.

نحوه نمایش نامه های مرتبط شده

بعد از ایجاد ارتباط بین نامه ها و با باز نمودن نامه از Tab نامه مرتبط به طور پیش فرض  نامه های که به نامه جاری مرتبط هستند نمایش داده خواهند شد

ولی اگر بخواهیم نامه هایی که نامه جاری (نامه اصلی) در نامه های مرتبط آنها قرار دارند را در فهرست ببینیم لازم است گزینه "نمایش نامه های که این نامه به آنها مرتبط شده است " را انتخاب نماییم. در این صورت در لیست نامه های که نامه جاری در آنها به عنوان نامه مرتبط قرار دارند مشاهده خواهند شد.

و اگر بخواهیم در فهرست هم نامه های که به نامه جاری مرتبط شده اند و هم نامه های که نامه جاری در آنها به عنوان نامه مرتبط قرار مشاهده شوند می تواینم گزینه "نمایش زنجیره سوابق نامه" را انتخاب کنیم.

به طور پیش فرض تا 500 نامه مرتبط در زنجیره سوابق نامه در دسترس خواهند بود اگر  بخواهین این عدد را بیشتر کنیم کافیست گزینه "حداکثر تعداد قابل نمایش زنجیره سوابق نامه مرتبط" را در بخش تنظطمیات سیستم در زیر ساخت تغییر دهید.

در هنگام باز کردن نامه ای که به آن نامه (های) مرتبط شده باشد، تعداد نامه های مرتبط، مشابه تصویر ذیل مشاهده خواهند شد.

راهبر می تواند با تنظیم گزینه " نحوه نمایش تعداد نامه های مرتبط" در بخش تنظیمات سیستم از زیر ساخت نحوه شمارش نامه های مرتبط را تنظیم نماید. این تنظیم شامل دو گزینه شمارش بر اساس نامه های مستقیم مرتبط و شمارش بر اساس زنجیره نامه های مرتبط می تواند باشد. بدیهی است تنظیم اول از لحاظ کارایی و سرعت می تواند مفیدتر باشد.

روش تعیین دسترسی برای نامه‌های مرتبط

کاربر می تواند در هنگام ایجاد ارتباط (عطف یا پیرو) برای نامه مرتبط تعیین محدوده دسترسی مشاهده نماید. یعنی مشخص نماید نامه مرتبط شده در چه محدوده ای در دسترس سایر کاربران باشد. برای این کار بعد از ایجاد ارتباط می توان بر روی گزینه "دسترسی" مشابه تصویر ذیل کلیک نمود.

با کلیک بر روی این گزینه فرم ذیل در دسترس قرار خواهد گرفت.

برای افزودن کلیه گیرندگان قبلی به لیست کافیست بر روی دکمه "کلیه گیرندگان قبلی نامه" کلیک نمود حال از لیست می توان افراد مورد نظر را تیک دسترسی داد . بدیهی است افرادی که در آینده نامه اصلی به ایشان ارجاع شود به طور پیش فرض نمی توانند نامه مرتبط دارای دسترسی را مشاهده نمایند مگر آنکه کاربر دارای دسترسی به مشاهده نامه مرتبط یا کاربر ایجاد کننده دسترسی به او نیز مجوز مشاهده بدهد.

با انتخاب گزینه "فقط سازمان جاری" ارتباط در سطح سازمان جاری قابل مشاهده خواهد بود چه برای کاربران قبلی و چه برای کاربرانی که در سطح سازمان کاربر ایجاد کننده ارتباط در آینده نامه را دریافت نمایند.

و با انتخاب گزینه "فقط واحد سازمان جاری" ارتباط در سطح واحد سازمان جاری قابل مشاهده خواهد بود چه برای کاربران قبلی و چه برای کاربرانی که در سطح واحد سازمان کاربر ایجاد کننده ارتباط در آینده نامه را دریافت نمایند.

نکته : برای فعال سازی امکان تعیین دسترسی به نامه های مرتبط لازم است که راهبر مجوز " امکان تعیین دسترسی برای نامه های مرتبط" را به کاربر اعطا نماید.

نکته: با اعطای مجوز مشاهده فهرست نامه های مرتبط در صورت تعیین دسترسی حتی اگر کاربر برای دسترسی به نامه مرتبط منع شده باشد هم می تواند آنرا مشاهده نماید.

امکان تغییر در نامه های مرتبط شده

بعد از اینکه کاربر بین دو نامه ایجاد ارتباط نمود و در صورتی که نامه را ارجاع و انتقال داد (دیگر نامه در کارتابل او نباشد) دیگر امکان ایجاد تغییر (حذف یا اضافه) در نامه های مرتبط را نخواهد داشت.

مگر آنکه مجدد نامه را به کارتابل خود ارجاع دهد یا اینکه دسترسی " دسترسی امکان تغییر در پیوست و نامه های مرتبط، در صورت عدم وجود نامه در کارتابل" از فهرست مجوز های از سمت راهبر به ایشان اعطا شده باشد.

همچنین در تنظمیات سیستم در بخش زیر ساخت در صورت لزوم راهبر می تواند با انتخاب دو گزینه " امکان درج نامه مرتبط بعد از ارسال نامه" یا " امکان حذف نامه مرتبط بعد از ارسال نامه" این مجوز را که همه کاربران بتوانند در هر حالتی از فهرست نامه های ارسال شده خود نامه های مرتبط را حذف یا اضافه نمایند را برای ایشان فعال نمایند.

آیا من تمام نامه های مرتبطی که به نامه ام ارتباط داده شده اند را می توانم باز کنم؟

اگر نامه ای برای شما ارسال شد که نامه دیگری به آن مرتبط شده بود، شما در صورتی می توانید آن نامه مرتبط را باز کنید که پیش از این نامه مرتبط را دریافت یا ارسال کرده باشید (یا این که نامه را دریافت یا ارسال نکرده باشد ولی کاربرانی که در چارت سازمانی زیر مجموعه شما آنرا را دریافت یا ارسال کرده اند) در این صورت شما قادر خواهید نامه های مرتبط را مشاهده نمایید. در غیر این صورت قادر به مشاهده آن نخواهید بود.

آیا دسترسی وجود دارد که کاربر حتی در صورت عدم دسترسی به نامه های مرتبط بتواند آنها را مشاهده نماید؟

همانطور که در بالا ذکر شد پیش فرض امکان باز نمودن نامه عبور نامه از کاربر یا از کاربران زیر مجموعه او می باشد، ولی در صورتی که راهبر سامانه در بخش دسترسی ها، مجوز "مشاهده تمامی نامه های مرتبط " را به کاربری بدهد ایشان می تواند فارغ از دسترسی به نامه های مرتبط شده، به همه آنها دسترسی داشته باشد و آنها را باز نماید.

آیا در سیستم می توانم انواع ارتباط بیشتری (غیر از عطف و پیرو) تعریف نمایم؟

دو نوع ارتباط عطف و پیرو اکثر نیاز مکاتبات اداری را برآورده خواهند نمود، ولی ممکن است سازمان بهره برداری بخواهد از انواع دیگری نیز استفاده نماید سامانه با فعال سازی گزینه " نمایش سایر انواع ارتباط در نامه مرتبط" در زیر ساخت بخش تنظیمات سیستم می توانید در بخش نامه های مرتبط دو نوع ارتباط 1- در پاسخ 2-نامه مرتبط را نیز اضافه و فعال نمایید.

ارتباط "در پاسخ" در عمل خیلی مشابه ارتباط "عطف" می باشد. ولی بعضی سازمان های بهره بردار می خواهند تفکیکی به نامه های که به طور مستقیم قرار است پاسخ داده شود (یعنی عطف) و نامه های که غیر مستقیم قرار است پاسخ داده شود ایجاد نمایند می توانند از این امکان استفاده نمایند.

بعضی وقتها نیز نوع ارتباط نه عطف است، نه پیرو و نه در پاسخ، ولی کاربر می خواهد ارتباطی بین نامه جاری به یک نامه قبلی ایجاد نماید اینجاست که نوع ارتباط "نامه مرتبط" می تواند کارآمد باشد.

 بیشتر بدانید: تنظیمات نمایش نامه مرتبط

kb=942