پایگاه دانش:
نحوه استفاده از عناوین مکاتباتی در تگ گیرندگان و رونوشت ها در اتوماسیون *
منتشر شده توسط عبدالرضا ناطقیان, ویرایش شده توسط: شیما عزیزیان در تاریخ 1399/7/2 چهارشنبه 16:37
  • فلسفه وجود عناوین مکاتباتی در سامانه اتوماسیون اداری

در بسیاری از موارد در خصوص درج عناوین افراد در مکاتبات لازم است از عباراتی مانند (محترم و...) استفاده گردد

مثال: 

مدیریت محترم شعبه بازار بانک سرمایه” یا اینکه ممکن است در مکاتبات نام کوچک افراد را نخواهیم که به کار ببریم.برای انجام این موارد نمی توان در نام افراد و سمت افراد در چارت سازمانی تغییری ایجاد نمود مثلا نمی توان به جای سمت سازمانی مدیریت شعبه بازار بانک سرمایه در چارت سازمانی درج نمود مدیریت محترم .... برای استفاده از عناوین مکاتباتی در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر تمهیداتی ایجاد گردیده که در ادامه به شما معرفی می گردند:

  • اصلاح عنوان مکاتباتی موردی

کاربر می تواند بصورت موردی نسبت به اصلاح عناوین مکاتباتی مخاطبین خود در هنگام ایجاد نامه اقدام نماید. برای این کارکافیست بعد از انتخاب گیرنده اصل یا رونوشت نامه (تصویر 1) بر روی عنوان گیرنده یک مرتبه کلیک نماید تا در پنجره ای که باز می شود به هر ترتیبی که بخواهد عنوان مکاتباتی گیرنده را ویرایش نماید. (تصویر 2) در این صورت بعد از ثبت نامه ، گیرنده اصل یارونوشت نامه به ترتیبی که مشخص شده درج خواهد شد.

 

  • اصلاح عنوان مکاتباتی در تگ های مندرج در قالب نامه ها

در روش ذکر شده در بالا کاربر می تواند هر مرتبه در هنگام ایجاد نامه نسبت به اصلاح عناوین مکاتباتی در صورت لزوم اقدام نماید این کار شاید برای انجام اصلاحات موردی مناسب باشد ولی اگر هر بار بخواهد تکرار شود زمانبر خواهد بود. برای این مهم پیشنهاد می گردد به روشی که در ادامه توضیح داده خواهد شد اصلاحات در مکان های تعبیه شده در سامانه یک مرتبه توسط کاربر دارای دسترسی انجام و سپس در تگ های مندرج در قالب نامه استفاده گردد.

درج و ویرایش عناوین مکاتباتی در 3 محل ذکر شده در پایین قابل انجام می باشد

1-عنوان مکاتباتی سمت کاربر 

از مسیر : " زیر ساخت- سازمانها/ چارت/ افراد سازمانی- چارت سازمانی- انتخاب کاربر - ویرایش اطلاعات سازمانی"

2-عنوان مکاتباتی واحد سازمانی 

از مسیر : " زیر ساخت- سازمانها/ چارت/ افراد سازمانی- انتخاب واحد سازمانی - ویرایش واحد سازمانی "