• فلسفه وجود عناوین مکاتباتی در سامانه اتوماسیون اداری

در بسیاری از موارد در خصوص درج عناوین افراد در مکاتبات لازم است از عباراتی مانند (محترم و...) استفاده گردد

مثال: 

“مدیریت محترم شعبه بازار بانک سرمایه” یا اینکه ممکن است در مکاتبات نام کوچک افراد را نخواهیم که به کار ببریم.برای انجام این موارد نمی توان در نام افراد و سمت افراد در چارت سازمانی تغییری ایجاد نمود مثلا نمی توان به جای سمت سازمانی مدیریت شعبه بازار بانک سرمایه در چارت سازمانی درج نمود مدیریت محترم .... برای استفاده از عناوین مکاتباتی در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر تمهیداتی ایجاد گردیده که در ادامه به شما معرفی می گردند:

• اصلاح عنوان مکاتباتی موردی

کاربر می تواند بصورت موردی نسبت به اصلاح عناوین مکاتباتی مخاطبین خود در هنگام ایجاد نامه اقدام نماید. برای این کارکافیست بعد از انتخاب گیرنده اصل یا رونوشت نامه (تصویر 1) بر روی عنوان گیرنده یک مرتبه کلیک نماید تا در پنجره ای که باز می شود به هر ترتیبی که بخواهد عنوان مکاتباتی گیرنده را ویرایش نماید. (تصویر 2) در این صورت بعد از ثبت نامه ، گیرنده اصل یارونوشت نامه به ترتیبی که مشخص شده درج خواهد شد.

• اصلاح عنوان مکاتباتی در تگ های مندرج در قالب نامه ها

در روش ذکر شده در بالا کاربر می تواند هر مرتبه در هنگام ایجاد نامه نسبت به اصلاح عناوین مکاتباتی در صورت لزوم اقدام نماید این کار شاید برای انجام اصلاحات موردی مناسب باشد ولی اگر هر بار بخواهد تکرار شود زمانبر خواهد بود. برای این مهم پیشنهاد می گردد به روشی که در ادامه توضیح داده خواهد شد اصلاحات در مکان های تعبیه شده در سامانه یک مرتبه توسط کاربر دارای دسترسی انجام و سپس در تگ های مندرج در قالب نامه استفاده گردد.

درج و ویرایش عناوین مکاتباتی در 3 محل ذکر شده در پایین قابل انجام می باشد

1-عنوان مکاتباتی سمت کاربر 

از مسیر : " زیر ساخت- سازمانها/ چارت/ افراد سازمانی- چارت سازمانی- انتخاب کاربر - ویرایش اطلاعات سازمانی"

2-عنوان مکاتباتی واحد سازمانی 

از مسیر : " زیر ساخت- سازمانها/ چارت/ افراد سازمانی- انتخاب واحد سازمانی - ویرایش واحد سازمانی "

3-عنوان مکاتباتی اطلاعات فردی

از مسیر : " زیر ساخت- سازمانها/ چارت/ افراد سازمانی- چارت سازمانی- انتخاب کاربر - ویرایش اطلاعات کاربر"

در ادامه 6 تگ: 

{گیرندگان} / {گیرندگان 2} / {گیرندگان 3} / {رونوشتها} / {رونوشتها2} / {رونوشتها3} را معرفی می کنیم.

همانگونه که از نام آنها مشخص می‌باشد تگ های گیرندگان جهت درج نام گیرنده اصل نامه و تگهای مرتبط با رونوشتها مرتبط با درج نام گیرنده رونوشت نامه می باشند

تگ گیرندگان و رونوشتها برای درج نام گیرنده (گان) در یک خط و بصورت پشت سر هم ، تگ گیرندگان 2 و رونوشتها 2 برای درج نام گیرنده (گان) در دو خط (خط بالا برای درج نام فرد و خط پایین برای درج سمت فرد) و تگ گیرندگان 3 و رونوشتها 3 برای درج نام واحد سازمانی گیرنده (گان) در یک خط کاربرد خواهند داشت.

قوانین درج عناوین مکاتباتی در تگ های گیرندگان و رونوشتها :

• گیرندگان / رونوشتها :

اولویت با نمایش عنوان مکاتباتی سمت کاربر می باشد مثال : (جناب آقای مهندس شایان درست، مدیر محترم واحد منابع انسانی)

در صورت خالی بودن عنوان مکاتباتی سمت ترتیب نمایش بصورت ذیل خواهد بود:

تیتر کاربر + نام و نام خانوادگی + سمت در چارت (اگر سمت در چارت عنوان مکاتباتی داشته باشد اولویت با آن است)

•  گیرندگان2 / رونوشتها2 :

اولویت با نمایش عنوان مکاتباتی فردی کاربر می باشد (اگر عنوان مکاتباتی فردی نداشته باشد به جای آن تیتر کاربر + نام و نام خانوادگی نمایش داده خواهد شد) و در خط دوم عنوان مکاتباتی دپارتمان (اگر دپارتمان عنوان مکاتبانی نداشته باشد نام دپارتمان در چارت نمایش داده خواهد شد)

• گیرندگان3 / رونوشتها3 :

اولویت با نمایش عنوان مکاتباتی دپارتمان کاربر می باشد. اگر دپارتمان عنوان مکاتباتی نداشته باشد نام دپارتمان در چارت نمایش داده خواهد شد

مثال 1 :

فرض کنیم می خواهیم عنوان مکاتباتی فردی که در سازمانی با نام "شایان" و نام خانوادگی "درست" و سمت مدیر منابع انسانی تعریف شده را در یک خط بصورت ذیل وارد کنیم:

"جناب آقای مهندس درست – مدیر محترم واحد منابع انسانی"

برای انجام این مورد به دو نکته باید توجه کرد یکی آنکه نام کوچک از عنوان مکاتباتی حذف شده و دوم آنکه کلمه محترم در عنوان مکاتباتی وجود دارد. چون نام کوچک حذف شده پس باید از عنوان مکاتباتی اطلاعات فردی و از آنجایی که می خواهیم عنوان گیرنده در یک خط درج شود از تگ {گیرندگان} استفاده نمود.

مثال :

فرض کنیم می‌خواهیم عنوان مکاتباتی فردی که در سازمانی با نام "شایان" و نام خانوادگی "درست" و سمت مدیر منابع انسانی تعریف شده را در یک خط بصورت ذیل وارد کنیم:

جناب آقای شایان درست

مدیر محترم واحد منابع انسانی

برای انجام این مورد سه نکته حائز اهمیت است، از آنجایی که قرار است تیتر کاربر + نام و نام خانوادگی در سطر اول نمایش داده شود پس می توانیم عنوان مکاتباتی فردی را وارد نکنیم و چون در نام واحد از کلمه محترم استفاده شده کافیست عنوان مکاتباتی سمت را به روشی که در بالا توضیح داده شد به جای مدیر منابع انسانی درج کنیم "مدیر محترم واحد منابع انسانی" همچنین چون گیرنده قرار است در دو خط قرار گیرد لازم است از تگ{گیرندگان2} استفاده نمود.

kb=927