شما می توانید با تعریف قالب نامه از نوع "سند" امکان ویرایش و گردش اسناد را در سامانه اتوماسیون اداری فراهم سازید.

به عنوان مثال سازمانی می خواهد فایل اکسلی را جهت جمع آوری اطلاعات پرسنلی به گردش در آورد. این فایل شامل بخش های مختلفی بوده که مثلاً واحد های اداری، مالی، منابع انسانی و ... باید به ترتیب آنرا تکمیل و سپس به گردش در آورند. در این صورت شما با تعریف قالبی از نوع سند که به طور پیش فرض قابل ویرایش نیز می باشد می توانید در سازمان امکان جمع آوری و گردش اطلاعاتی که به تدریج بر روی سند کامل می شوند را فراهم سازید.

1-برای طراحی قالب نامه از نوع سند، ابتدا وارد بخش «زیر ساخت اتوماسیون» شوید.سپس ازفیلد« فایل قالب نامه» بر روی دکمه اضافه کلیک کنید.

2- بعد از تعیین نام برای قایل قالب نامه، نوع قالب نامه را از نوع سند تعیین نمایید و فایل مورد نظرتان را از بخش فایل قالب نامه بارگذاری کنید.

3- بعد از ساخت فایل قالب نامه مجدد وارد زیرساخت اتوماسیون شوید و "قالب نامه"را انتخاب کرده و بر روی دکمه اضافه بزنید.

4- سپس همانند تصویر بر روی گزینه"قالب سند" کلیک کنید.

5- بعد از انتخاب کردن گزینه سند، عنوانی برای قالب نامه تعیین و با مشخص نمودن اطلاعات لازم فایل قالب سند را که در بخش قبل ساختید را به قالب نامه منتسب نمایید.:

6- بعد از ذخیره کردن قالب نامه در قسمت دسترسی در قالب نامه به کاربر مورد نظر دسترسی قالب نامه را دهید.

پس از مراحل انجام شده میتوانید از قالب نامه مورد نظر استفاده نمایید.

7- برای ایجاد و گردش یک سند در بستر اتوماسیون، کافیست کاربر دارای دسترسی در هنگام ایجاد نامه، سند انتخاب شده را مانند تصویر ذیل برگزیند.

حال کافیست کاربر موضوع و گیرندگان را انتخاب و با کلیک بر روی دکمه ویرایش بدنه سند را در وضعیت قابل ویرایش باز نمایند و پس از ویرایش بدنه سند، اطلاعات را از در داخل فایل (به عنوان مثال اکسل) ذخیره و سپس بر روی دکمه ذخیره پیش نویس و یا ذخیره و ارسال کلیک نمایید.

همنطور که در بالا ذکر شد گیرندکان سند از داخل اتوماسیون می توانند بدنه آنرا همچنان ویرایش و تکمیل نمایند

kb=945