در این مقاله نحوه فعال سازی ارسال ایمیل اطلاع رسانی در هنگام ارجاع نامه به گیرنده (گان) را شرح خواهیم داد.

*نکته:پیش فرض در محتوای این راهنما، فعال بودن سرویس ایمیل در سیستم اتوماسیون اداری است.در غیر این صورت شما ابتدا باید این سرویس را فعال نمایید.

با فرض اینکه این این سرویس فعال است،  میتوانید به هنگام ارسال نامه،ایمیل اطلاع رسانی به گیرنده (در صورت ثبت بودن ایمیل برای گیرنده ارجاع در سیستم) ارسال کنید.

1- برای فعال نمودن امکان اطلاع رسانی از طریق ایمیل در هنگام ارجاع نامه، در قسمت زیرساخت- بخش تنظیمات سیستم وارد شوید.(برای سهولت در انجام کار ابتدا کلمه ایمیل را جستجو کنید)

2- جهت فعال شدن گزینه ارسال ایمیل تیک گزینه "فعال سازی ارسال ایمیل به گیرندگان در فرم ارجاع" را بزنید.

اگر می خواهید گزینه ارسال ایمیل اطلاع رسانی همیشه در حالت فعال باشد (یعنی به طور پیش فرض با هر ارجاع یک ایمیل اطلاع رسانی هم برای گیرنده ارجاع نامه ارسال شود و دیگر نیاز نباشد فرتسنده ارجاع اطلاع رسانی از طریق ایمیل را هر بار در هنگام ارجاع تعیین نماید) نیز گزینه " فعال سازی پیش فرض ارسال ایمیل به گیرندگان در فرم ارجاع " را انتخاب نمایید.

همچنین می توانید تعیین نمایید که ایمیل اطلاع رسانی همراه با بدنه و پیوست نامه ارسال شود یا صرفاً متنی جهت اطلاع رسانی ایمیل گردد.

دقت کنید که در قسمت تنظیمات شخصی نیز امکان تنظیم شخصی نیز امکان فعال سازی گزینه های "فعال سازی ارسال ایمیل به گیرندگان در فرم ارجاع" و " فعال سازی پیش فرض ارسال ایمیل به گیرندگان در فرم ارجاع " و تنظیم اطلاعات قابل ارسال در هنگام ایمیل را در اختیار خواهید داشت.اولویت بر اساس تنظیمات انجام شده در بخش تنظیمات شخصی می باشد

 شما می توانید در همان تنظمیات سیستم و از بخش قالب متن ایمیل ارجاع بر اساس تمپلیت های از قبل تعریف شده فرمت ایمیل اطلاع رسانی هنگام ارجاع نامه را تعیین نمایید.

فرمت قابل تعریف در داخل متن ایمیل می تواند از موارد ذیل باشند:

{Subject} : موضوع

{ReferText} : متن ارجاع

{ReferType} : نوع

{ConfidentialType} : سطح طبقه بندی

{DeadlineDateTime} : مهلت پاسخ

{LetterNumber} : شماره نامه

{Sender} : فرستنده<

3- بعد از فعال کردن این دو گزینه در کارتابل زیرسیستم مکاتبات سازمانی، یک نامه را انتخاب و بر روی دکمه ارجاع کلیک کنید. 

همانطور که در تصویر نشان داده شده است، از طریق فعال کردن " ارسال ایمیل" میتوانید نامه را برای کاربر مورد نظر در قالب ایمیل ارسال کنید.

4-در بالا روش اطلاع رسانی به گیرنده در هنگام ارجاع نامه شرح داده شد. در صورتی که بخواهید در هنگام ایجاد یک نامه جدید هم برای گیرنده یا گیرنده گان نامه، ایمیل اطلاع رسانی ارسال شود کافیست در فرم نامه جدید بر روی نام گیرنده نامه یا گیرنده رونوشت مورد نظریک مرتبه کلیک نمایید و در فرمی که مشابه تصویر ذیل باز می شود گزینه ارسال ایمیل را انتخاب کنید.

با فعال کردن گزینه "ارسال ایمیل" برای کاربر گیرنده ارجاع نامه، ایمیل اطلاع رسانی بر اساس قالب تعریف شده در بخش «زیر ساخت و تنظیمات سیستم» ارسال خواهد شد.

kb=929