فرایند از چهار مرحله «شرح، مدل، فرم وگزارش فرایند» به شرح زیر تشکیل شده است:

1- شرح فرایند

فرآیند فرض‌شده‌ی درخواست مرخصی سطح پیشرفته یک فرایند فرضی است که فقط مختص درخواست مرخصی روزانه است و شامل سه lane می‌باشد. در این فرایند ابتدا درخواست‌کننده وارد سیستم می‌شود و پس از ورود به صفحه ثبت درخواست یک سری اطلاعات اولیه مربوط به میزان مرخصی‌های خود را در سیستم مشاهده می‌کند و بر اساس آن‌ درخواست خود را در سیستم ثبت می‌کند.

پس از ثبت و ارسال درخواست توسط درخواست‌کننده، میزان مرخصی درخواستی با میزان مرخصی باقیمانده شخص درخواست‌کننده توسط سیستم مقایسه می‌گردد و در صورتی که میزان مرخصی باقیمانده شخص درخواست‌کننده کم‌تر از میزان مرخصی باقیمانده او باشد، فرایند خاتمه می‌یابد و یک ایمیل به شخص درخواست‌کننده ارسال می‌شود و به وی اعلام می‌گردد که درخواست وی به دلیل نداشتن میزان مرخصی باقیمانده کافی رد شده است.

در صورتی که میزان مرخصی باقیمانده شخص درخواست‌کننده بیش‌تر از میزان مرخصی باقیمانده او باشد، فرایند وارد مرحله بررسی و تاییدیه توسط تاییدکننده می‌شود و تاییدکننده پس از بررسی درخواست یکی از گزینه‌های تایید، اصلاح و یا رد درخواست را انتخاب می‌کند. در صورتی که درخواست رد شود یک پیامک به درخواست‌کننده ارسال می‌شود و رد درخواست به او اعلام می‌گردد و فرایند خاتمه می‌یابد و در صورتی که تاییدکننده اصلاح درخواست را انتخاب کند، درخواست برای اصلاح به درخواست‌کننده برگشت داده می‌شود و در صورتی که درخواست تایید شود کار به دست درخواست‌کننده می‌رسد که درخواست‌کننده با دیدن آن می‌تواند به مرخصی برود و پس از بزگشت از مرخصی میزان روزهای مرخصی و دلیل خود را (در صورتی که تعداد روزهای مرخصی مصرف شده با تعداد روزهای درخواستی در ابتدای کار مغایرت داشته باشد) در سیستم ثبت کند.

 پس از ثبت فرم اعلام روزهای مرخصی مصرف‌شده از سوی درخواست‌کننده در سیستم، تاییدکننده اطلاعات ثبت شده را بررسی و آن را تایید می‌کند و یا جهت اصلاح به درخواست‌کننده باز می‌گردند. در صورتی که تاییدکننده اطلاعات مرخصی را تایید کند درخواست به واحد کارگزینی ارسال می‌شود و کارگزینی آن را امضاء می‌کند و اطلاعات مرخصی درخواست‌کننده به صورت خودکاردر پایگاه داده مربوطه به روزرسانی می‌گردد.

2-نقشه فرایند درخواست مرخصی ۲:

3-قسمت‌ها و فیلدهای مختلف درون هر فرم درخواست مرخصی2 

۱-۳ فرم ثبت درخواست مرخصی:

مواردی را که این فرم در بر می‌گیرد در شکل ۲ نشان داده شده است و قسمت‌های خاکستری در این شکل نشان‌دهنده غیرقابل ویرایش بودن آن فیلدهای اطلاعاتی توسط کاربر هستند.

در فرم ثبت درخواست مرخصی فیلدهای مربوط به بخش اطلاعات درخواست‌دهنده همگی از پایگاه‌داده‌های مربوطه فراخوانی می‌شوند و غیرقابل ویرایش هستند و همچنین فیلد تعداد روزهای درخواستی می‌بایست پس از تعیین تاریخ شروع و خاتمه مرخصی توسط کاربر به صورت خودکار توسط سیستم محاسبه گردد.

همچنین در صورتی که میزان مرخصی باقیمانده شخص درخواست‌کننده کم‌تر از میزان مرخصی باقیمانده او باشد، فرایند خاتمه می‌یابد و یک ایمیل از طریق Web Service به شخص درخواست‌کننده ارسال می‌شود و به وی اعلام می‌گردد که درخواستش رد شده است.

۲-۳ فرم بررسی و تاییدیه درخواست مرخصی:

مواردی را که این فرم در بر می‌گیرد در شکل ۳ نشان داده شده است و قسمت‌های خاکستری در این شکل نشان‌دهنده غیرقابل ویرایش بودن آن فیلدهای اطلاعاتی توسط کاربر هستند. در این فرم هر کدام از گزینه‌های تایید درخواست، اصلاح درخواست و رد درخواست به صورت دکمه هستند و تاییدکننده با کلیک بر روی یکی از این دکمه‌ها کار وضعیت درخواست را مشخص و به مرحله بعد ارسال می‌کند.

۳-۳ فرم اعلام روزهای مرخصی مصرف‌شده:

مواردی را که این فرم در بر می‌گیرد در شکل ۴ نشان داده شده است و قسمت‌های خاکستری در این شکل نشان‌دهنده غیرقابل ویرایش بودن آن فیلدهای اطلاعاتی توسط کاربر هستند. این فرم پس از آن‌که تاییدکننده درخواست کاربر (درخواست‌کننده) را تایید کرد وارد کارتابل کاربر می‌شود و با دیدن این فرم کاربر می‌تواند به مرخصی رفته و پس از گذراندن مرخصی، میزان روزهای واقعی مصرف شده را در این فرم ثبت کند (ممکن است به دلایلی خاص مرخصی فرد کم‌تر و یا بیش‌تر از مقدار درخواستی ابتدای کار طول بکشد).

۴-۳ فرم بررسی اطلاعات مرخصی:

مواردی را که این فرم در بر می‌گیرد در شکل ۴ نشان داده شده است و قسمت‌های خاکستری در این شکل نشان‌دهنده غیرقابل ویرایش بودن آن فیلدهای اطلاعاتی توسط کاربر هستند.

۵-۳ فرم ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات مرخصی:

مواردی را که این فرم در بر می‌گیرد در شکل ۶ نشان داده شده است و قسمت‌های خاکستری در این شکل نشان‌دهنده غیرقابل ویرایش بودن آن فیلدهای اطلاعاتی توسط کاربر هستند. کاربر واحد کارگزینی در این قسمت پس از ورود به سیستم با بارگذاری امضاء خود در سیستم، کار ثبت اطلاعات را انجام داده و با زدن دکمه پایان فرایند، اطلاعات مربوط به باقیمانده مرخصی‌های با حقوق و بدون حقوق درخواست‌دهنده در پایگاه‌داده‌های مربوطه به صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شوند.

kb=984