در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر قابلیتی پیاده سازی شده است تا در هنگام ثبت تکراری نامه های وارده (شامل نامه های اسکن شده، فکس وارده) به کاربر در خصوص «ثبت تکراری نامه» پیغام هشدار دهد.

• هشدار در هنگام ثبت نامه های وارده اسکن شده

در زیر سیستم دبیرخانه هنگامی که کاربر دبیرخانه اقدام به ثبت نامه در «گیشه»و یا «نامه جدید» در دبیرخانه نماید،در فیلد تاریخ نامه گزینه «بررسی نامه تکراری» را مشاهده خواهد کرد 

با فعال کردن گزینه«بررسی نامه تکراری»، زمانیکه کاربر اطلاعات نامه شامل «شماره ، تاریخ ، موضوع و فرستنده و گیرنده نامه» را وارد نماید، درزمان ثبت نامه درصورتیکه نامه ای با شماره وارد شده از قبل وجود داشته باشد، کاربر پیغام «کنترل نامه های وارده تکراری» را مشاهده خواهد کرد.

کاربر بعد از مشاهده پیغام، بنا به صلاحدید می تواند اطلاعات نامه را تغیر دهد یا اقدام به ثبت مجدد همان شماره نامه نماید.

*نکته: بررسی نامه تکراری با دو شاخص «شماره نامه وارده در تاریخ مشخص» انجام خواهد شد. یعنی اگر نامه وارده به شماره 1000 در تاریخ 20/03/99 در سیستم ثبت گردد در همان تاریخ ثبت نامه به شماره 100 هشدار داده خواهد شد.

• هشدار در هنگام ثبت نامه های واره در فهرست فکس ها 

در ثبت «فکس های دریافتی» نیز این قابلیت وجود دارد. زمانیکه کاربر از زیر سیستم دبیرخانه در «فهرست فکس ها»، فکس دریافتی را انتخاب  و اقدام به صدور نامه نماید،گزینه «بررسی نامه تکراری» را مشاهده خواهد کرد.

پس از کلیک بر روی دکمه «ثبت» در صورتیکه قبلا نامه ای با این شماره ثبت شده باشد، پیغام «کنترل نامه های وارده تکراری» را مشاهده خواهد کرد.

درصورتی که کاربر مطمئن شد نامه تکراری است، آن را ثبت نمی کند. ولیکن درصورتیکه نامه موضوعی متفاوت داشته باشد میتوان مجددا نامه را ثبت نمود. 

kb=940