به منظور ایجاد یک بایگانی جامع برای کلیه فرآیند ها بازرگانی، می توان از این فرم استفاده بهینه ای نمود. در این فرم ابتدا شماره و عنوانی برای پرونده تعیین خواهیم نمود و با توجه به پیشرفت پروژه ی خریدمان و با تکمیل شدن اسناد مربوط به هر بخش از فرآیند خرید، شماره سند های مرتبط به به پرونده منتسب خواهیم نمود.

به عنوان مثال در شماره پرونده At02 (درخواست شماره 5000، سفارش 1، بیمه نامه 65، صورت حساب ترخیص کار سعید رسول زاده و اینویس 212) درج شده است.

برای انتساب هر بخش از فرآیند خرید کافیست در ستون "نوع سند" سند دلخواه را پیدا کنیم. سیستم به صورت خود کار امکان فراخوانی کلیه اطلاعات مربوط به آن سند را در ستون بعدی ممکن می سازد. برای مشاهده پیوست های هر سند کافیست با انتخاب ردیف مربوطه بر روی دکمه "مشاهده پیوست" کلیک نمود تا امکان مشاهده اسناد الکترونیکی پیوست شده فراهم گردد. دقت نمایید دراین بخش اسناد صرفاً قابل مشاهده خواهند بود و امکان تغییر یا حذف آنها ممکن نمی باشد.

نکته: دقت شود که پیوست الکترونیکی هر نوع سند در خود آن سند انجام خواهد شد.