شما می توانید از 3 روش فکس، ایمیل و ECE یک نامه را به بیرون از سامانه اتوماسیون و برای مخاطب ارسال نمایید.

دقت کنید که باید برای هر  بخش کاربر باید دسترسی ارسال نامه از طرق فکس، پست الکترونیک (ایمیل)یا ECE را داشته باشد، در غیر این صورت tab یا زبانه هر بخشی که به آن دسترسی ندارد را مشاهده نخواهد کرد.

 در صورتی که کاربر دسترسی ارسال نامه از طرق ذکر شده در بالا را داشته باشد چه از فهرست نامه های کارتابل یا ارسال شده ها و چه از فهرست دبیرخانه کاربر می تواند نامه را ارسال (فکس، ایمیل و ECE) نماید. برای ارسال نامه کافیست نامه را انتخاب و بر روی دکمه ارسال نامه مشابه تصویر ذیل کلیک نمود و یا با پس از باز نمودن نامه روی دکمه ارسال نامه کلیک نماید. برای ارسال نامه می بایست فقط یک نامه را انتخاب نمود.

بعد از کلیک بر روی ارسال نامه، پنجره ارسال نامه (تصویر ذیل) در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت. در بالای فرم شماره و موضوع نامه درج شده است. در دو پنل مختلف فایل های بدنه و پیوست نامه جداگانه قرار گرفته است، به طور پیش فرض تمام فایل های بدنه و پیوست نامه تیک خورده است یعنی در هنکام ارسال نامه از یکی از طرق فکس، ایمیل یا ECE نمام فایل های بدنه و پیوست ارسال خواهد شد ولی شما می توانید با برداشتن تیک فایل های که نمی خواهید آنها را ارسال نکنید.

در قسمت پایین فرم 3 tab ارسال از طریق ایمیل، ارسال از طریق فکس و ارسال از طریق ECE مشاهده می شود که همانطور که در بالا ذکر شد باید کاربر به این سه امکان دسترسی داشته باشد تا بتواند این tab ها را مشاهده نماید. همچنین در tab رویداد های هم رویداد های ارسال نامه از طریق فکس، ایمیل و ECE قابل دسترس است که در ادامه توضیح داده خواهد شد.

ارسال نامه از طریق ایمیل:

برای ارسال نامه به مخاطبین از طریق ایمیل، ابتدا باید اکانت ایمیل ارسال کننده مشخص شود، اگر کاربر فقط به یک اکانت دسترسی داشت همان در لیست ایمیل ارسال کننده مشخص است ولی اگرکاربر به بیش از یک آدرس ایمیل برای ارسال دسترسی داشت می تواند اکانت ایمیل مورد نظرش را از لیست انتخاب نماید.

سپس در لیست پایین تر فهرست گیرندگان تعیین شده برای نامه مشخص است اگر برای گیرنده در اطلاعات پایه سیستم آدرس ایمیلی تعریف شده باشد در ستون ایمیل بصورت خودکار مشخص خواهد بود و در صورتی که برای گیرنده آدرس ایمیلی در اطلاعات پایه تعریف نشده باشد عبارت "هیچ ایمیلی برای گیرنده تعریف نشده است" این موضوع را نشان خواهد داد. حال کافیست ردیف های ایمیل گیرنده مورد نظر نامه را انتخاب نمایید (تیک بزنید).

در صورتی که بخواهیم نامه را برای فرد دیگری که خارج از فهرست گیرندگان نامه است ایمیل کنیم و یا اینکه گیرنده نامه دارای آدرس تعریف شده ای در اطلاعات پایه سیستم نباشد کافیست آدرس ایمیل مورد نظرمان را در بخش ایمیل(های) گیرندگان متفرقه وارد کنیم. دقت کنید می توانیم در این بخش چندین آدرس ایمیل وارد نمایید و کافیست بعد از ورود هر کدام بر روی دکمه Enter بزنیم تا بتوانیم ادرس بعدی را وارد کنیم.

حال برای ایمیل نامه کافیست دکمه "ارسال به صف" را کلیک نمایید. در صورت موفقیت آمیر بودن فرایند پیامی مشابه تصویر ذیل نماید داده خواهد شد.

با باز کردن نامه چه از کارتابل و چه از دبیرخانه و در Tab اطلاعات ارسال نامه اطلاعات ارسال نامه شامل (تاریخ ارسال، آردس ایمیل گیرندگان، وضعیت ارسال نامه و ...) قابل مشاهده برای کاربر خواهد بود.

همچنین کاربر دبیرخانه درفهرست نامه های دبیرخانه هم مشابه تصویرذیل آیکونی (EML) در ستون "ارسال سیستمی" این مورد را که نامه قبلاً توسط ایمیل ارسال شده نمایش می دهد که کاربر دبیرخانه می تواند با کلیک بر روی آن اطلاعات دقیقتری از زمان ارسال نامه، وضعیت ارسال و ... را دریافت نماید.

ارسال نامه از طریق فکس:

برای ارسال نامه به مخاطبین از طریق فکس، ابتدا باید سرورفکس ارسال کننده مشخص شود، اگر کاربر فقط به یک سرور فکس داشت همان در لیست سرور فکس مشخص است ولی اگرکاربر به بیش از یک سرور فکس برای ارسال دسترسی داشت می تواند سرور فکس مورد نظرش را از لیست انتخاب نماید.

سپس در لیست پایین تر فهرست گیرندگان تعیین شده برای نامه مشخص است اگر برای گیرنده در اطلاعات پایه سیستم شماره فکسی تعریف شده باشد در ستون شماره فکس بصورت خودکار مشخص خواهد بود و در صورتی که برای گیرنده شماره فکسی در اطلاعات پایه تعریف نشده باشد عبارت "هیچ فکسی برای گیرنده تعریف نشده است" این موضوع را نشان خواهد داد. حال کافیست ردیف های شماره فکس گیرنده مورد نظر نامه را انتخاب نمایید (تیک بزنید).

در صورتی که بخواهیم نامه را برای فرد دیگری که خارج از فهرست گیرندگان نامه است فکس کنیم و یا اینکه گیرنده نامه دارای شماره فکس تعریف شده ای در اطلاعات پایه سیستم نباشد کافیست شماره فکس مورد نظرمان را در بخش فکس(های) گیرندگان متفرقه وارد کنیم. دقت کنید می توانیم در این بخش چندین شماره فکس وارد نمایید و کافیست بعد از ورود هر کدام بر روی دکمه Enter بزنیم تا بتوانیم شماره بعدی را وارد کنیم.

حال برای فکس نامه کافیست دکمه "ارسال به صف" را کلیک نمایید. در صورت موفقیت آمیر بودن فرایند پیامی مشابه تصویر ذیل نماید داده خواهد شد.

با باز کردن نامه چه از کارتابل و چه از دبیرخانه و در Tab اطلاعات ارسال نامه اطلاعات ارسال نامه شامل (تاریخ ارسال، آردس ایمیل گیرندگان، وضعیت ارسال نامه و ...) قابل مشاهده برای کاربر خواهد بود.

همچنین کاربر دبیرخانه درفهرست نامه های دبیرخانه هم مشابه تصویرذیل آیکونی (FAX) در ستون "ارسال سیستمی" این مورد را که نامه قبلاً توسط فکس ارسال شده نمایش می دهد که کاربر دبیرخانه می تواند با کلیک بر روی آن اطلاعات دقیقتری از زمان ارسال نامه، وضعیت ارسال و ... را دریافت نماید.

ارسال نامه از طریق ECE:

ارسال نامه از طریق ECE تا حدودی مشابه ارسال نامه از طریق ایمیل می باشد،

در نوار بالای فرم ارسال نامه از طریق ECE محدودیت های تعیین شده از سمت راهبر سازمان برای حجم فایل ECE مشخص می باشد. این محدودیت ها برای کنترل حجم مجازی که Mail Server ها برای ارسال Email تعیین می کند انجام می شود.

تنظمیات حجم مورد نظر سازمان برای ارسال ECE  در زیر ساخت >> تنظمیات سیستم قابل تعیین می باشد. که باید بر اساس نظر سازمان توسط راهبر سامانه تعیین گردد.

و این که بطور پیش فرض بدنه نامه بصورت Tiff ارسال (ECE) گردد یا خیر. در صورت عدم تنظیم این کزینه بدنه نامه از هر نوعی که باشد همان نوع فایل ارسال خواهد شد یعنی اگر بدنه Word یا PDF باشد همان Word یا PDF ارسال می گردد.

این تنظیم برای مواقعی در نظر گرفته می شود که سامانه مقصد (سامانه دریافت کننده ECE) محدودیتی برای این دارد که فقط بدنه نامه های از نوع TIFF را دریافت می نماید.

برای ارسال نامه به مخاطبین از طریق ECE، از لیست پایین تر فهرست گیرندگان تعیین شده برای نامه مشخص است اگر برای گیرنده در اطلاعات پایه سیستم آدرس ایمیلی تعریف شده باشد در ستون ایمیل بصورت خودکار مشخص خواهد بود و در صورتی که برای گیرنده آدرس ایمیلی در اطلاعات پایه تعریف نشده باشد عبارت "هیچ ایمیلی برای گیرنده تعریف نشده است" این موضوع را نشان خواهد داد. حال کافیست ردیف های ایمیل گیرنده مورد نظر نامه را انتخاب نمایید (تیک بزنید).

در صورتی که بخواهیم نامه را برای فرد دیگری که خارج از فهرست گیرندگان نامه است ECE کنیم و یا اینکه گیرنده نامه دارای آدرس تعریف شده ای در اطلاعات پایه سیستم نباشد کافیست آدرس ایمیل مورد نظرمان را در بخش ایمیل(های) گیرندگان متفرقه وارد کنیم. دقت کنید می توانیم در این بخش چندین آدرس ایمیل وارد نمایید و کافیست بعد از ورود هر کدام بر روی دکمه Enter بزنیم تا بتوانیم آدرس بعدی را وارد کنیم.

نکته : اگر کاربر بخواهد فایل ECE را که در فرمت XML می باشد را دانلود نماید می تواند با چک زدن گزینه های "دانلود بدنه" و "دانلود پیوست" و با کلیک بر روی دکمه "دانلود فایل ECE" آنرا دانلود نماید.

در این صورت فایل ECE در قالب فرمت XML دانلود خواهد شد.

در صورتی که بخواهیم فایل بدنه ECE ما با فرمت tiff در اختیار سازمان گیرنده قرار گیرد، کافیست گزینه "ارسال فایل به صورت TIFF فعال است" را در حالت انتخاب شده قرار دهیم.

دقت کنید این گزینه از زیر ساخت >> تنظمیات سیستم نیز قابل تعیین است و بطور پیش فرض از تنظیم انجام شده در فرم تنظمیات سیستم تعیین خواهد شد.

حال برای ایمیل نامه کافیست دکمه "ارسال به صف" را کلیک نمایید. در صورت موفقیت آمیر بودن فرایند پیامی مشابه تصویر ذیل نماید داده خواهد شد.

با باز کردن نامه چه از کارتابل و چه از دبیرخانه و در Tab اطلاعات ارسال نامه اطلاعات ارسال نامه شامل (تاریخ ارسال، آردس ایمیل گیرندگان، وضعیت ارسال نامه و ...) قابل مشاهده برای کاربر خواهد بود.

همچنین کاربر دبیرخانه درفهرست نامه های دبیرخانه هم مشابه تصویرذیل آیکونی (ECE) در ستون "ارسال سیستمی" این مورد را که نامه قبلاً توسط ECEارسال شده نمایش می دهد که کاربر دبیرخانه می تواند با کلیک بر روی آن اطلاعات دقیقتری از زمان ارسال نامه، وضعیت ارسال و ... را دریافت نماید.

رویدادها :

زبانه رویدادها در فرم ارسال نامه نیز حاوی اطلاعات رویداد ارسال نامه از طرق مختلف ایمیل، فکس یا ECE می باشد که کاربر با مراجعه به آن متوجه می شود که نامه در چه زمانی و از چه طریقی برای کدام گیرندگان ارسال شده است.

KB = 978